“Wenn Sie es nicht messen, können Sie es nicht managen.“ Ob diese Aussage jetzt zu 100% wahr ist oder nicht, ein differenziertes Berichtswesen hilft ganz sicher bei der Steuerung des Unternehmens.
Mit modernen, schnellen Datenbank-Tools und OLAP-Werkzeugen ist es leichter als je zuvor, korrekte Berichte zu erstellen.
Und es gibt zahlreiche kostenlose Hilfsmittel für das Berichtswesen.
Die Software selbst ist gratis. Wie bereits in meinem Artikel über OLAP-Tools ausgeführt, ohne sachkundige technische Unterstützung kommt man aber nicht weit. Gehen Sie also davon aus, dass gratis nicht immer wirklich gratis ist. Es kostet mindestens Arbeit.
Reporting ohne die richtigen Fragen: nutzlos
Wie an mehreren anderen Stellen bereits angemerkt, wenn die Empfänger der Berichte und Kennzahlen keine guten Fragen stellen und nicht wissen, nach welchen Informationen sie in den Reports suchen, dann sind diese Reports bestenfalls nutzlos.
An erster Stelle muss die Strategie des Unternehmens festgelegt werden.
Daraus werden Teilziele abgeleitet. Für die Teilziele werden Maßnahmen definiert.
Dann werden Kennzahlen definiert, um die tatsächliche Durchführung der Maßnahmen und deren Erfolg in Bezug auf die Teilziele zu messen.
Erst die Strategie, dann die Maßnahmen, dann die Kennzahlen! Tweet This!
Eine Auswahl an Gratis-Tools für das Reporting
Die vorgestellten Tools sind:
- BIRT
- Pentaho
- Jaspersoft
- Spago BI
- ClicData Personal
- Jedox Base
Tool 1: BIRT – Business Intelligence Reporting Tool
BIRT ist der Gold-Standard, was Open Source Reporting angeht. Und gratis! Ursprünglich von Actuate ins Leben gerufen, gibt es BIRT seit 2004. Nach und nach gewann das Tool die Unterstützung großer Player, darunter IBM, welche BIRT sogar in ein eigenes Berichtswerkzeug integrierten.
Die Projektbetreiber geben an, über 12 Millionen Downloads zu haben und dass sich über 2,5 Millionen Entwickler in über 157 Ländern weltweit mit der Software beschäftigen (Stand: Januar 2017).
BIRT nutzt flexibles Java, um Berichte für große Organisationen zu erstellen. Unter anderem werden die Datenbankformate XML, SQL und JDO unterstützt.
Ein breit gefächertes Sortiment an Gestaltungsmöglichkeiten und Optionen machen BIRT zu einem zentralen Werkzeug des Berichtswesens.
BIRT wird auch regelmäßig aktualisiert. Ungefähr dreimal pro Jahr gibt es kleinere Updates, einmal pro Jahr ein umfangreicheres Update.
Eine große Community von Entwicklern unterstützt sich gegenseitig. Die Welt von BIRT wird also solide unterstützt.
Tool 2: Pentaho Community Edition
Pentaho gibt es als kommerzielle Version und als Open Source. Die freie Version hat ein paar Einschränkungen, wie erwartet.
Pentaho bietet noch mehr analytische Werkzeuge als BIRT – darunter Data Mining, ein OLAP-Server und multidimensionale Datenabfragen.
Die Benutzeroberfläche des Reporting kann gestaltet werden, mit Hilfe einiger Tools aus der Gemeinschaft der Open Source.
Ähnlich wie bei BIRT beschäftigt sich eine große Gemeinschaft von Entwicklern mit Pentaho.
Für die Gestaltung und Darstellung von Berichten gibt es reichlich Unterstützung.
Und wenn es zu umfangreich wird, können Sie bezahlte Unterstützung in Anspruch nehmen.
Die Preise für den Support sind nicht öffentlich.
Tool 3: Die Jaspersoft Community
Jaspersoft ist eine Ansammlung von Berichts- und Analyse-Tools, die seit 2001 zentral gepflegt wird.
Die Marke Jaspersoft wurde später von TIBCO übernommen. Wie Pentaho bietet Jaspersoft viele Optionen für Analysen. Die freie Version ist naturgemäß schlanker als die Bezahlversion, bietet aber reichlich Funktionalität für Datenanalyse und Berichtswesen.
Groovy Scripting
Gerade bei großen Analyse-Tools ist es langfristig auch wichtig, eine Einschätzung zu treffen, wie die Entwickler-Welt langfristig mit der Software umgehen wird. Die vorher genannten Tools basieren auf Java; Pentaho unterstützt auch BSF und BSH.
Jaspersoft unterstützt zudem Groovy Scripting, eine Art Weiterentwicklung von Java.
Reporting-Benutzeroberfläche
Ein paar Benutzer haben die Meinung geäußert, dass Jaspersoft eine schönere Benutzeroberfläche für das Entwerfen von Berichten hat, während in Pentaho die Berichte wiederum besser seien.
Was für Ihr Unternehmen passt, richtet sich naturgemäß nach dem, was Sie brauchen.
Tool 4: Spago BI
Spago BI bietet eine komplette BI- und Berichtswesen-Software. Der Beginn des Projektes liegt im Jahre 2005.
Ein Teil des Spago-Berichtswesens basiert auf dem „iReport“ von Jaspersoft. Ein paar Nutzer haben darüber berichtet, dass die Vielfalt der Software-Quellen nicht in allen Fällen dazu führt, dass alles reibungslos funktioniert.
Mit Spago können Sie OLAP-Auswertungen machen, selbst definierte Kennzahlen berechnen und umfangreiche eigene Berichte erstellen.
Für Spago steht ebenfalls bezahlter Support zur Verfügung.
Tool 5: ClicData Personal
ClicData zieht Daten aus der Cloud.
Die Software bietet mehrere Werkzeuge für tiefgehende Analysen und zeigt dabei eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Es gibt eine Gratis-Version für einen Benutzer. In Unternehmen wird ClicData z.B. von McDonald’s benutzt und von der Stadt Austin in Texas.
Bereits die Gratis-Version ermöglicht das Einlesen aller Daten. Es werden bei der Gratis-Version allerdings nicht alle Formate akzeptiert, insbesondere nicht die Unterstützung von Google Sheets.
Mit ClicData können Sie auf niedrigem Niveau beginnen und dann langsam aufstocken. Viele Benutzer bezeichnen den Support des Unternehmens als gut.
Tool 6: Jedox Base
Dies ist eine Gratis-Option für die etwas kleineren Unternehmen, die kein großes Berichtswesen benötigen.
Jedox ist eine BI-Lösung mit zahlreichen Features für Data Mining, Analysen und Berichte.
Jedox Base ist eine vereinfachte Gratis-Version, die mit Excel-Daten arbeitet und kleinere Datenmengen verarbeitet als die Vollversion. Sie wurde 2013 geschaffen.
Prinzipiell handelt es sich um ein Excel-Add-In.
Jedox Base ist eine gute Option, wenn Sie kein großes Support-Team haben, oder wenn Sie erst einmal ausprobieren wollen, ob eine BI-Lösung für Ihr Unternehmen wirklich eine Bereicherung ist. Oft genug stellt sich nämlich heraus, dass es das nicht ist.
Für das Gratis-Produkt gibt es eine Support-Community, die aber nicht sehr groß ist, so dass Sie manchmal recht lange auf eine Antwort warten oder auch gar keine erhalten. Andererseits ist das Programm auch technisch nicht allzu anspruchsvoll.
FAZIT
Aus der Praxis gesprochen: In einigen Fällen sind BI-Systeme bestenfalls Zeitfresser.
Gerade bei Unternehmen, die klein genug sind, dass eine kleine, lebenserfahrene Führungsmannschaft den Überblick ganz gut behalten kann, wird ein BI-System schnell zu einem Spielplatz für Excel-verliebte Mitarbeiter, deren Experimente ihnen zwar Spaß bringen, dem Unternehmen aber keinen Nutzen bieten.
Um nicht Illusionen zu verfallen, sie hätten alles „im Gefühl“, lassen Sie sich ab und zu harte Daten auswerten. Ein erfahrener IT-Manager zieht Ihnen die Rohdaten aus den Systemen und bringt sie in eine nachvollziehbare Darstellung. Bei nicht-komplexen Sachverhalten wird dies in SQL in relationalen Datenbanken passieren.
Erst wenn es wirklich komplex wird und die Datenmengen groß sind, macht ein OLAP-Server Sinn.
Ich habe auch Freude daran, die 500ste Excel-Formel auszuprobieren und an Code herumzubasteln bis diese lustigen, bunten Grafiken erscheinen und bis der Umsatz-Graph endlich in Form eines rosa Eichhörnchens dargestellt wird. Wenn Sie als Kunde dumm genug sind, so einen Quatsch zu bezahlen: Pech gehabt.
Wenn Ihr Berichtswesen nicht zielbezogen und handlungsorientiert ist, bringt es Ihnen sowieso nichts.
Und wie wird es dann effektiv?
Wenn Sie nun zielbezogen und handlungsorientiert berichten wollen und wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, um eine BI-Lösung zu rechtfertigen, dann probieren Sie verschiedene Optionen aus.
Sprechen Sie mit den Berichtsempfängern und mit der IT, um die optimale Auswahl zu treffen.
Die reine Software ist ohnehin der kleinste Posten im Budget. Bei BI bestehen die Hauptkosten im Personalaufwand. Bezahlen Sie lieber für eine Software, die möglichst viel von dem mitbringt, was Sie brauchen, an der aber die Mitarbeiter wenig zu tun haben.
Alles was individuell customized und nicht bis in alle Tiefe getestet ist, funktioniert erstmal nicht und muss erst ausgearbeitet werden.
Wenn Ihre Daten so reichhaltig sind, dass Sie ein Data Warehouse brauchen, sind die Kosten für die Software ohnehin ein Tropfen auf den heißen Stein. Dann richten Sie sich bei der Auswahl lieber nach den Erfahrungen von DWH-Veteranen.
VIEL ERFOLG!
Bild: 3dman_eu
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