• Zur Hauptnavigation springen
  • Skip to main content
  • Zur Hauptsidebar springen
vertriebscontroller

vertriebscontroller

Kompetenzgewinn * Gewinnmehrung * Projektunterstützung

  • Interimsmanager
  • kontakt
  • datenschutzerklärung
  • impressum
  • Kennzahlen
  • Technisches
  • Zusammenarbeit
  • Vertrieb
  • Beratungspakete

Dokumentationen komplexer Workflows

20. Mai 2012 by admin 1 Kommentar

Handbücher, Dokus, Arbeitsanweisungen

In mehreren Einsätzen gehörte es zu meinen Aufgaben, Dokumentationen und Handbücher für umfangreiche Arbeitsgänge zu erstellen.

Dies z.B. aus folgenden Gründen:

  1. Bei der hoher Mitarbeiterfluktuation sollen neue Kollegen zügig und organisatorisch einfach eingearbeitet werden
  2. Gedächtnisstütze für Arbeitsgänge, die nicht jeden Tag anfallen
  3. Vertretung des Kollegen ist einfacher
  4. Aufgaben, die sowieso von Externen bearbeitet werden, sollen von diesen zeitnah verstanden werden

Aus meiner Erfahrung ein paar Tips zu Struktur und Aufmachung solcher Handbücher:

Tip1: Grafiken und Bilder

Benutzen Sie unbedingt bildliche Darstellungen in Ihrer Doku, für Arbeitsschritte in Software schießen Sie Screenshots. Text setzen Sie dort ein, wo er für das Verständnis wichtig ist. Benutzen Sie eine einfache, zugängliche Sprache.

Wenn Sie Abläufe darstellen, benutzen Sie eine graphische Form, die der Empfänger versteht. Für die IT können Sie (hoffentlich) bedenkenlos in Flussdiagrammen schreiben, mit den gängigen Zeichen-Vokabeln für Verzweigungen usw.

Controller verstehen gewöhnlich auch Flussdiagramme, und wenn nicht, werden sie diese gefälligst lernen. Für Mitarbeiter anderer Fachbereiche benutzen Sie lieber eine einfachere Darstellungsform.

Tip 2: Allgemeine Verständlichkeit

Erstellen Sie jede Doku für Forrest Gump – denn nach dem unvermeidlichen Gesetz der Wahrscheinlichkeit wird diese Stelle irgendwann mit Forrest Gump besetzt.

Testen Sie die Gebrauchsanweisung an jemandem, der nicht direkt vom Fach ist, sondern aus einem verwandten Aufgabengebiet. Eine Arbeitsanweisung für die FiBu kann z.B. durch den Controller getestet werden und umgekehrt. Eine Doku für die Personalabteilung kann vom Sekretariat getestet werden (sofern keine vertraulichen Daten berührt sind) und umgekehrt.

Wenn jemand, der fachlich benachbart ist, allein auf Basis des Handbuchs die Aufgabe ausführen kann und korrekte Ergebnisse erzielt, dann haben Sie eine gute Dokumentation.

Tip 3: Würdigung des Gesamt-Arbeitsprozesses im Unternehmen

Wenn mit Daten aus anderen Abteilungen gearbeitet wird, stellen Sie dar, woher diese Daten kommen, damit man bei Unstimmigkeiten oder Verständnisproblemen gezielt nachfragen kann.
Wenn in anderen Abteilungen mit Ihren Daten weiter gearbeitet wird, beschreiben Sie, was dort damit gemacht wird und welche Aspekte keinesfalls vernachlässigt werden dürfen, damit die nächste Abteilung ihrerseits die Daten vollständig und korrekt aufbereitet erhält. Legen Sie dabei viel Gewicht auf korrekte Formate und Dateiformate.

Anregung 4: Dateiformate und zentrale Verwaltung der Originale

Was die Dateiformate angeht, so schreibt der Controller in Excel und PowerPoint, andere in Word. Es empfiehlt sich, dass eine Person je Fachbereich sozusagen „König der Dokus“ ist und die Original-Dateien hat, die bearbeitet werden können, falls sich etwas ändert. Für die Ausführenden werden die Darstellungen als PDF zur Verfügung gestellt.

Warum? In den Original-Dateien können alle möglichen Leute herumfummeln und alles durcheinander bringen. Und was passieren kann, passiert auch.

Wenn Sie am Einsatz eines Interimsmanagers interessiert sind, der bei Ihnen Arbeitsabläufe dokumentiert, sprechen Sie mich an.

 

Titelbild: Codex Argentus aus dem 6. Jahrhundert, Public Domain

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 votes, average: 5,00 out of 5)

Loading...

  • Über
  • Letzte Artikel
admin
Controller, Wirtschaftsdozent bei AME Fortbildung und Controlling UG (haftungsbeschränkt)
Alexander Meneikis macht Unternehmer und Selbständige kaufmännisch kompetenter, mit Konzentration auf das, was in der Praxis wesentlich ist. Finde zahleiche kostenlose Informationen und Tutorials auf seinen Blogs vertriebscontroller.com und rechnungswesenlehrer.de
Letzte Artikel von admin (Alle anzeigen)
  • Mein Credo: Woran ich glaube, wofür ich stehe Teil 1 - 4. Januar 2021
  • GOOD! Ein Meme für mehr Zufriedenheit und Erfolg, kreiert von Jocko Willink - 30. November 2020
  • Sensationelle Konversion bei einem Mailing… 2,5mal das, was als TOP angesehen wird - 14. November 2020

Category iconTechnisches Tag iconarbeitsanweisungen,  dokumentationen,  dokus,  handbücher,  interimsmanagement,  interimsmanager

Über admin

Alexander Meneikis macht Unternehmer und Selbständige kaufmännisch kompetenter, mit Konzentration auf das, was in der Praxis wesentlich ist. Finde zahleiche kostenlose Informationen und Tutorials auf seinen Blogs vertriebscontroller.com und rechnungswesenlehrer.de

VERTRIEBSSTRATEGIE

TECHNISCHES

Die Level von Skills in Excel

Die Level von Excel-Kenntnissen aus Anwender-Sicht Dieser Artikel bezieht sich auf die Perspektive eines anspruchsvollen Anwenders, speziell Interimsmanager im Bereich Finance. Bei der Vergabe von Projekten kommt es immer wieder zu Unklarheiten bezüglich der geforderten Skills. Eine Frage, die mir in Projekt-Vorgesprächen immer wieder gestellt wird, ist: „Kennen Sie sich aus mit Excel?“ Meine Antwort […]

6 Gratis-Reporting-Tools

“Wenn Sie es nicht messen, können Sie es nicht managen.“ Ob diese Aussage jetzt zu 100% wahr ist oder nicht, ein differenziertes Berichtswesen hilft ganz sicher bei der Steuerung des Unternehmens. Mit modernen, schnellen Datenbank-Tools und OLAP-Werkzeugen ist es leichter als je zuvor, korrekte Berichte zu erstellen. Und es gibt zahlreiche kostenlose Hilfsmittel für das […]

Projektunterstützung

Ihr Unternehmen sucht zeitlich begrenzte Unterstützung im Controlling?   Sie suchen jemanden, der ⇾ eine anspruchsvolle

vertriebscontroller

Interim manager controlling Ich stehe Ihnen zur Verfügung, mit meiner Erfahrung seit 1998 als Interim manager Externer Experte Controlling-Berater Sowohl beim Lösen komplexer Probleme als auch im operativen Tagesgeschäft bei Arbeitsspitzen als Leiter von Projekt-Teams für Vertretungen und Überbrückungen Projektsprachen: Deutsch und Englisch (bereits mehrere Projekte komplett in Englisch absolviert) Grundkenntnisse in Spanisch Skills Selbstverständlich beherrsche ich MS Excel als Muttersprache, inclusive Matrixfunktionen und Pivot und Diagramme. Import und Export von Daten in diversen Formaten. Im Bereich OLAP habe ich u.a. mit COGNOS TM-1 gearbeitet, Business Objects, pentaho, palo und BI Lite. In der Zusammenarbeit mit der Buchhaltung habe ich

Leser-Interaktionen

Kommentare

  1. enero 8th meint

    25. April 2013 um 19:15

    Hi! I’ve been reading your web site for a long time now and finally got the courage to go ahead and give you a shout out from Lubbock Tx! Just wanted to tell you keep up the great job!

    Antworten

Schreibe einen Kommentar Antworten abbrechen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

I accept that my given data and my IP address is sent to a server in the USA only for the purpose of spam prevention through the Akismet program.More information on Akismet and GDPR.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

Haupt-Sidebar

themen

  • Kennzahlen (17)
  • Technisches (8)
  • Vertrieb (13)
  • Zusammenarbeit (16)

Beliebte Blog-Artikel

  • Beispiel für die Ausgestaltung einer Balanced Scorecard 83 votes, average: 4,96 out of 583 votes, average: 4,96 out of 583 votes, average: 4,96 out of 583 votes, average: 4,96 out of 583 votes, average: 4,96 out of 5 (83 votes, average: 4,96 out of 5, rated)
  • Der wichtigste Erfolgsfaktor im Vertrieb 35 votes, average: 4,97 out of 535 votes, average: 4,97 out of 535 votes, average: 4,97 out of 535 votes, average: 4,97 out of 535 votes, average: 4,97 out of 5 (35 votes, average: 4,97 out of 5, rated)
  • BDSM vs Controlling… Verletzungsgefahr! 3 votes, average: 5,00 out of 53 votes, average: 5,00 out of 53 votes, average: 5,00 out of 53 votes, average: 5,00 out of 53 votes, average: 5,00 out of 5 (3 votes, average: 5,00 out of 5, rated)
  • Excel-Aufgabe Vertriebscontrolling 94 votes, average: 5,00 out of 594 votes, average: 5,00 out of 594 votes, average: 5,00 out of 594 votes, average: 5,00 out of 594 votes, average: 5,00 out of 5 (94 votes, average: 5,00 out of 5, rated)
  • GOOD! Ein Meme für mehr Zufriedenheit und Erfolg, kreiert von Jocko Willink 2 votes, average: 5,00 out of 52 votes, average: 5,00 out of 52 votes, average: 5,00 out of 52 votes, average: 5,00 out of 52 votes, average: 5,00 out of 5 (2 votes, average: 5,00 out of 5, rated)
  • Vertriebscontrolling der Zukunft: Sachlich, sinnvoll, vernünftig 31 votes, average: 4,94 out of 531 votes, average: 4,94 out of 531 votes, average: 4,94 out of 531 votes, average: 4,94 out of 531 votes, average: 4,94 out of 5 (31 votes, average: 4,94 out of 5, rated)
  • Effektiv Kennenlerngespräche führen 27 votes, average: 4,96 out of 527 votes, average: 4,96 out of 527 votes, average: 4,96 out of 527 votes, average: 4,96 out of 527 votes, average: 4,96 out of 5 (27 votes, average: 4,96 out of 5, rated)
  • Gratis OLAP-Tools 18 votes, average: 5,00 out of 518 votes, average: 5,00 out of 518 votes, average: 5,00 out of 518 votes, average: 5,00 out of 518 votes, average: 5,00 out of 5 (18 votes, average: 5,00 out of 5, rated)

Neueste Beiträge

  • Mein Credo: Woran ich glaube, wofür ich stehe Teil 1
  • GOOD! Ein Meme für mehr Zufriedenheit und Erfolg, kreiert von Jocko Willink
  • Sensationelle Konversion bei einem Mailing… 2,5mal das, was als TOP angesehen wird
  • Drei Gründe, warum billig teuer ist
  • BDSM vs Controlling… Verletzungsgefahr!
  • Open Source ERP-Systeme: Sinnvolle Werkzeuge oder Zeitverschwendung?
  • Eine überraschende Methode für mehr Verkaufserfolg: Entspannter besser verkaufen mit der Sedona-Methode
  • Denken Sie nicht einmal daran, eine UG zu gründen, bevor Sie dies gelesen haben

Diese Webseite verwendet Cookies (auch von Drittanbietern), um Informationen über die Nutzung durch die Besucher zu sammeln. Diese Cookies helfen uns dabei, Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten, unsere Website ständig zu verbessern und Ihnen Angebote zu unterbreiten, die auf Ihre Interessen zugeschnitten sind. Mit dem Klick auf den Button "Akzeptieren" erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden. Mit dem Klick auf den Button "Ablehnen" lehnen Sie das Speichern von Cookies ab. Informationen über die Nutzung von Cookies, die Änderung Ihrer Einstellungen und Ablehnung einzelner Cookies finden Sie in Ihren persönlichen Einstellungen. Wir verwenden Cookies, um Ihnen das beste Erlebnis auf unserer Website zu bieten.

Impressum Datenschutz

vertriebscontroller
Powered by  GDPR Cookie Compliance
Datenschutz im Überblick

Diese Website verwendet Cookies, damit wir Ihnen die bestmögliche Benutzererfahrung bieten können. Cookie-Informationen werden in Ihrem Browser gespeichert und dienen dazu, Sie zu erkennen, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren, und unserem Team zu helfen, zu verstehen, welche Bereiche der Website für Sie am interessantesten und nützlichsten sind.

Sie können alle Ihre Cookie-Einstellungen anpassen, indem Sie auf den Registerkarten auf der linken Seite navigieren.

Notwendige Cookies

Notwendige Cookies sollten jederzeit aktiviert sein, damit wir Ihre Präferenzen für die Cookie-Einstellungen speichern können.

Wenn Sie dieses Cookie deaktivieren, können wir Ihre Einstellungen nicht speichern. Das bedeutet, dass Sie bei jedem Besuch dieser Website Cookies wieder aktivieren oder deaktivieren müssen.

Drittanbieter-Cookies

Diese Website verwendet Google Analytics, um anonyme Informationen wie die Anzahl der Besucher der Website und die beliebtesten Seiten zu sammeln.

Das Aktivieren dieses Cookies hilft uns, unsere Website zu verbessern.
Danke das du uns dabei hilfst.
Mit einem Klick kannst du natürlich der Verbesserung widersprechen.

Click here to opt-out.

Dazu müssen wir allerdings ein Cookie setzen. Wenn dieses Cookie beim schliessen des Browsers gelöscht wird, fragen wir dich wieder.

Bitte aktiviere zuerst die unbedingt notwendigen Cookies, damit wir deine Einstellungen speichern können!

Datenschutz

Wir gehen sorgsam mit Ihren Daten um, besuchen Sie unsere Datenschutzseite.