Handbücher, Dokus, Arbeitsanweisungen

In mehreren Einsätzen gehörte es zu meinen Aufgaben, Dokumentationen und Handbücher für umfangreiche Arbeitsgänge zu erstellen.

Dies z.B. aus folgenden Gründen:

1. Bei der hoher Mitarbeiterfluktuation sollen neue Kollegen zügig und organisatorisch einfach eingearbeitet werden
2. Gedächtnisstütze für Arbeitsgänge, die nicht jeden Tag anfallen
3. Vertretung des Kollegen ist einfacher
4. Aufgaben, die sowieso von Externen bearbeitet werden, sollen von diesen zeitnah verstanden werden

Aus meiner Erfahrung ein paar Tips zu Struktur und Aufmachung solcher Handbücher:

Tip1: Grafiken und Bilder

Benutzen Sie unbedingt bildliche Darstellungen in Ihrer Doku, für Arbeitsschritte in Software schießen Sie Screenshots. Text setzen Sie dort ein, wo er für das Verständnis wichtig ist. Benutzen Sie eine einfache, zugängliche Sprache.

Wenn Sie Abläufe darstellen, benutzen Sie eine graphische Form, die der Empfänger versteht. Für die IT können Sie (hoffentlich) bedenkenlos in Flussdiagrammen schreiben, mit den gängigen Zeichen-Vokabeln für Verzweigungen usw.

Controller verstehen gewöhnlich auch Flussdiagramme, und wenn nicht, werden sie diese gefälligst lernen. Für Mitarbeiter anderer Fachbereiche benutzen Sie lieber eine einfachere Darstellungsform.

Tip 2: Allgemeine Verständlichkeit

Erstellen Sie jede Doku für Forrest Gump – denn nach dem unvermeidlichen Gesetz der Wahrscheinlichkeit wird diese Stelle irgendwann mit Forrest Gump besetzt.

Testen Sie die Gebrauchsanweisung an jemandem, der nicht direkt vom Fach ist, sondern aus einem verwandten Aufgabengebiet. Eine Arbeitsanweisung für die FiBu kann z.B. durch den Controller getestet werden und umgekehrt. Eine Doku für die Personalabteilung kann vom Sekretariat getestet werden (sofern keine vertraulichen Daten berührt sind) und umgekehrt.

Wenn jemand, der fachlich benachbart ist, allein auf Basis des Handbuchs die Aufgabe ausführen kann und korrekte Ergebnisse erzielt, dann haben Sie eine gute Dokumentation.

Tip 3: Würdigung des Gesamt-Arbeitsprozesses im Unternehmen

Wenn mit Daten aus anderen Abteilungen gearbeitet wird, stellen Sie dar, woher diese Daten kommen, damit man bei Unstimmigkeiten oder Verständnisproblemen gezielt nachfragen kann.
Wenn in anderen Abteilungen mit Ihren Daten weiter gearbeitet wird, beschreiben Sie, was dort damit gemacht wird und welche Aspekte keinesfalls vernachlässigt werden dürfen, damit die nächste Abteilung ihrerseits die Daten vollständig und korrekt aufbereitet erhält. Legen Sie dabei viel Gewicht auf korrekte Formate und Dateiformate.

Anregung 4: Dateiformate und zentrale Verwaltung der Originale

Was die Dateiformate angeht, so schreibt der Controller in Excel und PowerPoint, andere in Word. Es empfiehlt sich, dass eine Person je Fachbereich sozusagen „König der Dokus“ ist und die Original-Dateien hat, die bearbeitet werden können, falls sich etwas ändert. Für die Ausführenden werden die Darstellungen als PDF zur Verfügung gestellt.

Warum? In den Original-Dateien können alle möglichen Leute herumfummeln und alles durcheinander bringen. Und was passieren kann, passiert auch.

Wenn Sie am Einsatz eines Interimsmanagers interessiert sind, der bei Ihnen Arbeitsabläufe dokumentiert, sprechen Sie mich an.

Titelbild: Codex Argentus aus dem 6. Jahrhundert, Public Domain

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