Extrawurst und Insellösung im Vertrieb

von Alexander Meneikis

Wie Ansätze zum Zeitsparen langfristig mehr Zeit kosten können

Wer eine Weile im Vertriebscontrolling unterwegs war, hat es schon ein paar Mal gesehen: Umfangreiche, selbst entwickelte Tools, vor allem in Excel und Access, erfüllen umfangreiche Aufgaben, mehr oder weniger sinnvoll und tauglich. Da wird MAL EBEN eine Vertriebsdatenbank in Access gebaut und MAL EBEN eine gigantische Excel-Mappe zur Berechnung von Provisionen bei komplexen Vertragsmodellen.

Gerade der Vertrieb liebt das Anfertigen eigener Tools, um seine variablen Vergütungen im Auge zu behalten. Manchmal ist die firmeneigene Lösung dem Vertrieb zu langsam, manchmal traut er ihr auch nicht. Generell sieht der Vertrieb seine Bedürfnisse häufig zu wenig reflektiert in den Unternehmensprozessen und in der Software.

So ein Tool kann sich dann schnell immer weiter entwickeln, bis es Business Critical ist.

So manche Access-Anwendung begann ihr Leben zum „MAL EBEN Monatsprovisionen überschlagen“, ging dann weiter zum MAL EBEN Bestandsprovisionen ausrechnen und wurde schließlich zum internen Standardwerkzeug, um Aufwandsrückstellungen für Provisionen zu berechnen.

Dann wird daraus ein Erfassungswerkzeug für den Auftragseingang. Und jetzt hätten wir gerne noch eine Anbindung an Outlook für die Termine!

Auch bei großen, renommierten Unternehmen stößt man auf recht abenteuerliche Konstrukte. Ein recht großer Dienstleister rechnete im Jahr 2006 Zigtausende von Kundenabos über eine Anwendung in Access 97, die sich nicht aktualisieren ließ.

Dokumentation ist was für Weicheier!

Dokumentation ist was für Leute, die zu faul sind, sich in 6 Wochen Kleinarbeit die Funktionsweise des Tools zu erschließen. Nein, man schreibt 50 Seiten VBA, einen Haufen komplex verschachtelter Abfragen und verlässt dann schnell und heimlich das Unternehmen.

Wenig Abstimmung auf die restliche IT-Landschaft

Schnittstellen passen nicht, der Datentransfer geht nur manuell oder gar nicht (weil zu umfangreich).

Eigentlich wollte der Vertrieb von Anfang an die Hilfe der IT, zumindest ab der dritten Weiterentwicklung. Die IT hat aber keine Ressourcen zur Verfügung gestellt. Jetzt, wo es nicht mehr anders geht, wo die IT ran muss, beklagt sie sich über die unprofessionelle Programmierung. Manchmal darf dann ein Externer ran (so wie ich in ein paar Fällen), das Tool analysieren und dokumentieren, ggf. bei der Weiterentwicklung unterstützen – diesmal MIT Doku.

Solcherlei Phänomene treten vor allem in mittleren Unternehmensgrößen auf, bei ca. 100-500 Mitarbeitern. Seltener bei größeren Unternehmen mit integrierten ERP-Systemen,  hier aber auch, und zwar in Nischen, die im Gesamtgeschehen wenig Beachtung finden.

Dem Management ist dieser Wildwuchs häufig gar nicht bewusst

.
Vor allem ist ihm selten bewusst, welchen Aufwand es kostet, die Tools zu pflegen und die Kompatibilität, wenn überhaupt möglich, aufrecht zu erhalten. Einige Anwendungen sorgen auch für erhebliche Zeitverzögerungen.

Wilde, fehleranfällige Tools haben allerdings auch Vorteile gegenüber der etablierten Software

Immer wenn etwas hakt, ist der User gezwungen, sich Gedanken über den Prozess zu machen, der abgebildet werden soll (vorausgesetzt, der User macht sich Gedanken). Erst durch ausführliches Durchdringen des Prozesses kommt der Benutzer zum Verständnis, und dadurch wiederum manchmal auf produktive Fragen.

Bei Standard-Software wird manchmal zu schnell davon ausgegangen, dass die Darstellungen richtig und sinnvoll sind. Natürlich können auch die Auswertungen der Eigenproduktion falsch sein.

Letztlich kommt es auch darauf an, was aus den Rechenergebnissen interpretiert und abgeleitet wird und welche Handlungen als Folge angestoßen werden.

Fazit:

Wenn schon Eigenproduktion,dann bitte dokumentiert. Und abgestimmt auf die restliche IT-Landschaft. Und immer mit Überlegung: Wozu das Ganze?

Foto: Alexander Meneikis, Mai 2012 in Hamburg-Meiendorf

(47 votes, average: 4,79 out of 5)

Loading...